In questo periodo complicato dovuto all’emergenza Coronavirus abbiamo rivalutato l’uso delle Email, che ci permettono di comunicare in modo semplice ed efficace. Anche a scuola questo strumento è sempre più utilizzato per inviare notifiche o avvisi ai docenti, o per contattare le famiglie.
Ma non solo. Gli istituti, infatti, dialogano tramite email anche con ASL, medici, comuni ed enti pubblici. È importante sottolineare come queste ultime comunicazioni spesso contengano dati relativi alla salute e altre informazioni sensibili.
Il consiglio, dunque, per ciò che riguarda l’invio di questo tipo di email, è quello di utilizzare la PEC (posta elettronica certificata), più sicura rispetto alla classica PEO (posta elettronica ordinaria).
Non tutti i destinatari, però, hanno un indirizzo PEC, e quindi non sempre si può utilizzare questo strumento.
Come scambiarsi quindi le informazioni in modo sicuro?
Una soluzione può essere quella di inoltrare i documenti tramite email, ma inserendoli in un file ZIP protetto da password. La chiave d’accesso dovrà poi essere inviata per mezzo di un diverso canale di comunicazione (per esempio via sms), o via email, ma su un altro indirizzo.
Altra soluzione può essere quella di utilizzare i sistemi “in cloud”. La scuola, ad esempio, nell’ambito degli spazi previsti per la posta ministeriale nel sistema Microsoft, ha una disponibilità residuale tramite la quale può condividere un documento con un singolo destinatario. Per essere efficaci devono essere tuttavia condivise e accettate da entrambe le parti, destinatario e mittente.
Quando si invia un’email, poi, non bisogna stare solo attenti alle misure di sicurezza implementate per lo scambio delle informazioni. È altresì importante fare attenzione ai destinatari e alle modalità di inoltro dei messaggi agli stessi.
Occorre dunque controllare di avere inserito il corretto nominativo del soggetto a cui inviare l’email, oppure, in caso di invio a più soggetti, di aver protetto adeguatamente l’indirizzo di ciascuno di essi. Anche perché un’email inviata a un destinatario errato potrebbe comportare una violazione di dati e costare caro all’istituto in termini di sanzioni.
Ad oggi è ormai consolidata la presa di posizione del Garante, che considera l’indirizzo email un dato personale. Ai sensi del GDPR, infatti, per dato personale si intende: “Qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile”.
L’invio massivo di email a indirizzi personali utilizzando il campo “CC” (anziché “CCN”) può causare un “data breach”, in quanto comporta la diffusione di un dato senza consenso dell’interessato.
Solitamente quando si spedisce un’email si utilizza il campo “A” (destinatario). Quando però la comunicazione dev’essere inviata a più soggetti, in genere si usa “CC” (copia conoscenza). Ma inserendo in “CC” tutti gli indirizzi email, ciascun destinatario verrà a conoscenza dei recapiti di tutti i soggetti a cui è stato inviato il messaggio.
Per non rendere pubblica questa informazione, considerata appunto “dato personale”, occorre utilizzare uno strumento più specifico. Il campo “CCN” (copia conoscenza nascosta) consente di inviare un’email a una o più persone senza che il destinatario e gli eventuali utenti in copia possano vedere gli indirizzi di posta elettronica altrui. Chiunque si trovi a inoltrare un messaggio a più destinatari dovrebbe dunque valutare con attenzione l’opportunità di utilizzare il campo “CCN” (piuttosto che “CC”), onde evitare spiacevoli inconvenienti.
Il consiglio, quindi, è quello di utilizzare sempre il campo “CCN”. Questa può sembrare una soluzione banale, ma in tal modo non vengono diffusi indirizzi email personali, si evitano conseguenze pregiudizievoli per la scuola, e soprattutto si tutela il diritto alla riservatezza degli interessati.
Alla luce di quanto detto, appare evidente come il personale della scuola debba essere adeguatamente formato sulle modalità di invio delle email.